Ide / baggrund:
Cuppen, som blev skabt i 2012 kører nu for 12. gang. Det er et samarbejde mellem 6 vestjyske klubber, som ønsker at styrke mountainbike sporten i Sydvestjylland. Varde Cykelklub er initiativtager og står for meget af den praktiske koordinering, men cuppen styres i fællesskab af alle deltagende klubber, og forslag om forbedringer, nye ideer modtages gerne via “kontakt” mailen, og så tages det med på evalueringsmødet i efteråret

Afdelinger:
Cuppen afvikles over otte afdelinger – alle om torsdagen. Hver klub vil prøve at finde det bedste terræn frem, som de mener egner sig til cuppens formål. Der er også plads til eksperimenter, så I kan forvente lidt af hvert, men grundlæggende vil alle ruter og afdelinger være i den teknisk lette kategori.

Klasser:
Cuppen afvikles i følgende klasser:

• Sport (m/k) (4 omgange / køretid ca. 75 min.)
• Motion 1 (m/k) (3 omgange / køretid ca. 60 min)
• Dame Motion (2 omgange / køretid ca. 60 min)
• Herre Motion 2 (2 omgange / køretid ca. 60 min)
• U/15 år (2 omgange / køretid ca. 60 min) – For ungdoms klasserne gælder at rytteren ikke må fylde 15 år i det kalender år, som cuppen afvikles

Starter/program:
Følgende program er gældende for alle afdelinger, men der kan forekomme individuelle tilpasninger, som meddeles i de praktiske informationer, der offentliggøres her på siden ca. 8 dage før løbet afholdes.

• Kl. 17.30 Check ind og nummer udlevering åbner
• Kl. 17.45 Ruten bør stå klar til opvarmning / testrunde
• Kl. 18.15 Check ind lukker og rytterne gør klar i start bokse
• Kl. 18.30 Start Sport
• Kl. 18.32 Start Motion 1
• Kl. 18.34 Start U/15 -> Damer -> Motion 2
  (Starter på samme skud, men opdelt i bokse ved start)
• Kl. 20.15 Målstregen lukkes
• Kl. 20.30 Præmieoverrækkelse

Startgebyr:
Du kan tilmelde dig hele cuppen, eller vælge at tilmelde dig de enkelte afdelinger.

• For deltagelse i hele cuppen – 8 afdelinger betaler du kr. 500,00.
• For tilmelding til en enkelt afdeling ad gangen, så betaler du kr. 150,00.
• På alle tilmeldinger tillægges et tidtagningsgebyr på kr. 15,00 til vores leverandør.
• Husk du skal bruge en IPICO Chip for at kunne deltage i cuppen. Disse købes til ejendom og kan gen-anvendes til flere af vores løb.
  Har du ikke en chip, så købes disse ved tilmeldingen, eller kontant for kr. 100,00 ved check ind. Bestiller du en chip via tilmeldingen, så pakkes den sammen med dit startnummer og udleveres ved check ind.

Startnumre:
Der udleveres nye startnumre til hver afdeling. Numrene skal hentes ved check ind og monteres tydeligt foran på cyklen. Der vil normalt blive lavet manuel backup af måltagningen, og kun ryttere med tydeligt nummer kan ses af vores officials. >Montering af startnummer<

Tilmelding:
Du kan kun tilmelde dig via online modulet her på siden. Vælg >tilmelding< i toppen af denne side

• Tilmeldingen holder åben helt frem til kl. 19.00 onsdag inden afdelingen køres, så det burde være muligt at beslutte sig inden der lukkes.
• Der vil IKKE være mulighed for at tilmelde sig ved start – dette er en vigtig del af cuppens organisation, så vi beder alle om at respektere dette.
  Man kan kun få registeret sin tid ved at bruge sin EGEN tidtagnings chip, da systemet ellers ikke kan finde rund i det m.h.t. cup resultater m.v.
• Husk du skal bruge en personlig chip for at kunne deltage i cuppen. Denne købes til ejendom og kan anvendes til alle cykelløb, som afvikles i regi af Varde Cykelklub (og andre, som vi tager tid sammen med). Chip monteres sådan: ->Chip Montering<

Resultater:
Når løbet er kørt, så vil resultaterne være online på hjemmesiden med det samme. I tilfælde af dårlig internet forbindelse på løbsstedet, så kan det være nødvendigt at uploade når vi kommer hjem, så vær lidt tålmodig.

Præmier og præmieoverrækkelse:
Hver enkelt klub organiserer podie præmier til 1, 2 og 3 i hver klasse. Præmierne vil være mindre ting, som blot skal være en erkendelse af at du har kørt dig på podiet. Du bedes være klar til præmieoverrækkelsen, og vi anser det som meget uhøfligt og manglende respekt for organisationen, hvis du forlader arrangementet inden præmieoverrækkelsen har fundet sted. Vi skal nok gøre alt for at være hurtigt klar med resultatet, så alle kan komme hjem.

Cup resultat:
Efter hver afdeling vil www.sportstiming.dk online systemet beregne et cup resultat. Det beregnes på basis af din placering i alle afdelinger. Man får antal gennemførte i sin klasse +10 point for afdelinger, som man ikke deltager i.
Er der pointlighed så brydes til fordel for den der har det bedste resultat i sidste afdeling.
Der vil heller ikke i 2023 være fratrækkere i cup resultatet.

Når cuppen er slut, så vil der være mindre overalt præmier til 1, 2 og 3 i alle klasser.

Cup deltagerne vil tælle korrekt i cup beregningen, men eftertilmeldte til enkelte afdelinger skal være meget præcise med indtastningerne  (anvend med fordel din sportstiming profil til tilmelding).

Lodtrækningspræmie:
Som tidligere år, så er der et rejsegavekort på kr. 10.000 til Club La Santa Sport, som udtrækkes blandt alle “cup” tilmeldte ryttere. Lodtrækningen finder sted til præmieoverrækkelsen til finalen, og man skal være fysisk tilstede når navnet råbes op. (de eneste der kan få lidt ekstra tid til at komme og modtage præmien, er dem der måske er ved at tage ruten ned)

Ansvar:
Alle deltager på eget ansvar, og der vil ikke være krav om samaritter til disse løb. Vælger klubben at hyre samaritter til deres afdelinger, så er det en ekstra service.

Force majeure :
Skulle et løb blive aflyst af en hvilken som helst årsag, så vil der ikke blive tilbagebetalt noget deltagergebyr, men vi vil forsøge at arrangere et erstatnings løb. Kan du ikke deltage i dette, så er det desværre ærgerligt for dig.

Vi anvender elektronisk tidtagning via www.sportstiming.dk og det virker (næsten) altid, men der kan jo ske et kiks. Skulle det ske, at der ikke kommer online resultater på et løb, så scorer vi dette løb manuelt, hvis det er muligt. Er det ikke muligt at genskabe resultatet manuelt, så bortfalder denne afdeling i cuppen, og tæller ikke med. Beslutning herom træffes alene af cup udvalget og kan ikke appelleres.

God fornøjelse, og vi ses på sporet